Devido ao dinamismo do mercado, compreender o desempenho comercial é essencial para o sucesso. Nesse sentido, um relatório de vendas eficaz fornece uma visão clara sobre o que está funcionando e revela oportunidades de melhoria.
Pensando nisso, reunimos as principais informações sobre essa ferramenta, bem como dicas de como implementá-la para otimizar resultados.
Continue lendo para ter acesso a esses e mais detalhes!
Vamos lá?
Como o relatório de vendas pode ajudar a otimizar resultados?
Em 2023, 73% das empresas B2B ficaram abaixo das metas de vendas, conforme o Panorama de Marketing e Vendas 2024.
Além das transformações comerciais em um cenário cada vez mais desafiador, é essencial analisar internamente os fatores que levaram a esse resultado negativo.
É aí que entra o relatório de vendas! Esse é um documento fundamental para o estudo aprofundado do setor. Aqui, é possível avaliar o desempenho da equipe, dos processos e das estratégias.
Com ele, o time de vendas não opera apenas com achismos e “feelings”. E sim, com dados reais e que representam as operações e a performance do setor.
Afinal, vender não é apenas um dom; é também técnica! O sucesso das vendas depende da combinação entre habilidades e práticas inteligentes como, por exemplo, um estudo dos resultados.
Não à toa, geralmente, nele há dados como:
- Total de vendas e o volume coerente com cada canal;
- Margem de lucro, Custo de Aquisição de Cliente (CAC), Retorno sobre Investimento (ROI) e outros indicadores;
- Comparações com metas e períodos anteriores;
- Desempenho por produto ou serviço;
- Análise de destaques, tendências e padrões;
Feedback de clientes; - E mais.
Portanto, o relatório é um norte para a área comercial, indicando os pontos de oportunidades e melhorias.
Com esse documento, o diretor comercial terá uma visão macro da área e de toda empresa. O que facilita a tomada de decisão estratégia, revendo boas práticas, metas e objetivos organizacionais.
Sem contar que, o relatório possibilita o correto alinhamento de todo o time comercial e dos demais setores, como o Marketing, por exemplo.
Isso ajuda a entender quais estratégias digitais estão funcionando e quais precisam ser aprimoradas para alcançar as metas.
Em conclusão, o relatório de vendas otimiza resultados ao proporcionar uma visão detalhada da performance, promovendo o crescimento do negócio.
6 exemplos de relatórios de vendas
O relatório de venda pode ser:
- Um documento completo, com todas as informações necessárias para a análise do desempenho gera; ou
- Mais direto, com base nos objetivos e cenários que se deseja avaliar.
O mais indicado é realizar a segunda opção. Assim, será possível evitar que algumas informações sejam esquecidas e focar no que é importante para o propósito.
Nesse caso, quantidade não é sinônimo de qualidade. Ou seja, quanto mais informações irrelevantes, mais confusa e ineficaz será a análise.
Vale ressaltar que não é necessário utilizar todos os modelos de relatório de vendas. Além disso, eles ainda podem ser combinados de acordo com as necessidades específicas.
Sendo assim, reunimos 6 exemplos de relatórios. Veja a seguir!
1. Relatório de vendas por período
Esses são relatórios de vendas com base no desempenho de um período específico.
Geralmente o diário e o semanal são destinados a avaliação das ações da equipe, identificando pontos de alinhamento com as metas.
Já o mensal e o trimensal são dedicados aos resultados das ações práticas, contendo informações relacionadas a vendas por produto e tendências do mercado.
Tudo isso proporciona uma visão clara sobre a evolução das vendas.
2. Relatório de conversão
Refere-se ao estudo da eficácia das estratégias de venda por meio da medição da taxa de conversão de leads em clientes.
Essa análise permite avaliar as ações de Marketing e a performance dos vendedores em converter as oportunidades.
Isso pode ser estudado individualmente ou no coletivo. O que, é claro, colabora com a identificação de gargalos e ineficiência.
3. Relatório de funil de vendas
Este relatório visa identificar padrões de movimentação dos prospects. Para isso, analisa as etapas do funil de vendas, quantos leads estão em cada estágio e o tempo de permanência deles.
Ou seja, ajuda a entender quais os obstáculos têm impedido o avanço do lead pelo funil. Assim, será possível aprimorar as estratégias e processos comerciais com base na área mais crítica.
Essa avaliação é essencial para identificar as principais objeções de vendas da sua persona. Com isso, é possível criar ações que as solucionem nas fases iniciais do funil, promovendo educação e conscientização.
4. Relatório de oportunidades
Já o relatório de oportunidades permite entender os detalhes sobre:
- A probabilidade de conversão;
- O estágio do processo em que se encontra;
- O valor potencial de cada oportunidade.
Essas informações colaboram para a priorização de ações, alocando recursos para maximizar as chances de fechamento de negócios.
Esse relatório costuma estar conectado ao de funil de vendas e o de conversão.
5. Relatório de vendas e marketing
Podemos afirmar que esse é um dos relatórios mais importantes para a saúde do seu negócio.
Afinal, Marketing e Vendas precisam estar alinhados para a construção de uma jornada do cliente mais eficaz, desde o primeiro ponto de contato até o fechamento da venda.
Essa união também promove uma maior sinergia e eficiência dentro da empresa. Afinal, compartilhar metas e KPIs melhora a colaboração e impulsiona o crescimento.
Portanto, os principais pontos de cada área são abordados, como:
- Leads gerados;
- Qualidade dos leads;
- Conversão;
- Impacto das ações de Marketing nos resultados de vendas.
Tal estudo permite ajustes nas estratégias de ambos os departamentos.
Leia também: Smarketing: como alinhar as equipes de marketing e vendas?
6. Relatório de atividades
Por fim, é possível ter um relatório de vendas dedicado apenas às atividades do time, em um período específico.
Como, por exemplo, a quantidade de ligações e reuniões feitas, e-mails enviados e demais ações.
Isso ajuda a monitorar o engajamento da equipe e, consequentemente, avaliar os pontos de melhoria. Aliás, nesse relatório, é possível conquistar insights de treinamentos e habilidades que precisam ser exploradas e melhor desenvolvidas.
Leia também: Mensuração de dados: por que é tão importante?
Como fazer um relatório de vendas?
Como ficou claro, existem diversas maneiras de elaborar um relatório de vendas, visto que cada tipo tem um foco específico.
Com isso em mente, reunimos 6 dicas essenciais que servem como ponto de partida para a criação de qualquer relatório, independentemente de sua abordagem.
Confira!
1. Estabeleça metas claras
O primeiro passo para a criação de qualquer relatório de vendas é identificar os objetivos, a fim de entender qual informação usar.
Conhecer o propósito deste relatório também colabora com o estabelecimento de metas. Ou seja:
- Aumento de X no total de vendas;
- Conquistar X leads qualificados em Y período;
- Elevar o número de conversão em X%;
- Agendar X reuniões até o dia Y.
As metas ajudam a nortear as ações e os dados que comprovam o alcance ou não da meta.
2. Defina um período de análise
Outro fator crucial no relatório de vendas é o período de análise das vendas. Ele facilita a avaliação da evolução do desempenho, identificando padrões.
Assim, será possível construir um histórico para analisar e otimizar resultados a médio e longo prazo. Aspecto esse que é fundamental para a cultura da melhoria contínua.
3. Selecione os KPIs
O próximo passo é selecionar os KPIs (Keys Performance Indicators ou Indicadores Chaves de Performance) que serão acompanhados. Eles são métricas que ajudam a medir a eficiência das estratégias, apontando áreas a melhorar.
Por exemplo, se o Custo de Aquisição de Cliente (CAC) está muito alto, isso pode sinalizar a necessidade de estruturação comercial.
Sendo assim, os principais indicadores aqui, além do CAC, são:
- Taxa de conversão;
- Valor Médio de Venda;
- Taxa de Retenção de Cliente;
- Churn Rate;
- Ciclo de venda;
- Receita Mensal Recorrente;
- Retorno sobre Investimento (ROI);
- Número de leads e oportunidades,
- E muito mais.
4. Colete dados
Chega o momento de coletar os dados para a análise e a criação do relatório. Mas como fazer isso?
Recorra às tecnologias e ferramentas que seu time usa (ou pelo menos deveria).
Como, por exemplo, CRM, ERP, Softwares de Gestão, Plataforma de Gerenciamento de Projetos, ferramentas que integram aplicativos de comunicação e muito mais.
Junte e exporte todas as informações geradas por eles, desde número de leads à quantidade de ligações. Separe esses números com base em cada período, objetivo e meta.
5. Monte a apresentação
Na hora de montar a apresentação, lembre-se de reforçar os objetivos e metas daquele relatório de vendas. Faça comparações de intervalos diferentes e destaque pontos de atenção e melhoria.
Seja claro e objetivo, separando cada informação por seção e em uma lógica hierárquica de informações.
Faça com que os dados sejam entendidos rapidamente de forma visual. Então, acrescente gráficos e ressalte pontos que podem ter sido causadores daquela mudança específica.
6. Analise as informações
Por fim, analise as informações do relatório. Para isso, siga uma abordagem estruturada com base na avaliação do objetivo específico já estipulado. Entenda o que funciona bem e onde estão as oportunidades de otimização.
Por exemplo, compare o tempo médio que um cliente leva para converter e observe se está mais longo ou mais curto em relação aos períodos anteriores.
Ciclos mais longos podem indicar que os clientes estão mais cautelosos, sendo necessário ajustar a abordagem para agilizar o processo.
Depois, documente os insights obtidos e proponha ações para reverter o cenário. E claro, compartilhe as conclusões e os documentos com todo o time e os demais setores da empresa.
Incentive também a análise individual de cada vendedor. Essa prática permite obter insights valiosos de quem está diretamente envolvido na operação, o que é essencial para decisões mais assertivas.
Dica extra: conte com um playbook de vendas
O relatório de vendas é uma ferramenta essencial para tirar o time comercial da zona de incertezas. Portanto, é indispensável para uma equipe saudável e de alta performance.
Mas, há outro documento tão importante quanto: o playbook de vendas. Ele atua como um guia para sua equipe comercial fechar mais negócios, de forma organizada e bem estruturada.
Afinal, nele há informações sobre a equipe, produtos/serviços, processos, script de vendas e tudo aquilo que for importante para garantir a assertividade diária.
Sendo assim, quando trabalhadas em conjunto, ambas as ferramentas permitem otimizar os processos de vendas, aumentar a eficiência da equipe e, assim, alcançar resultados superiores.
Então, clique no botão abaixo para realizar o download gratuito do template 100% editável do Playbook de Vendas!
